Oosterhout familiestad
 
link naar deze pagina

Raad - auditcommissie - 18 november 2020

Locatie: Digitaal
Aanvang: 10:00
Eindtijd: 11:30
Voorzitter: Willem-Jan v.d. Zanden

1
Opening, mededelingen, vaststellen agenda
2
Afsprakenlijst van 24 juni 2020
3
Controleplan accountant inzake a.s. jaarrekeningcontrole
De accountant presenteert het controleplan t.b.v. van de a.s. controle van de jaarrekening 2020. Ook wordt ingegaan op eventuele andere ontwikkelingen.
4
Financiële afwikkeling jaarrekeningcontrole 2019
Op 26 maart 2019 heeft de gemeenteraad besloten om het contract met BDO te verlengen voor de jaarrekeningcontroles 2019 en 2020. Omdat de werkelijke urenbesteding structureel hoger bleek dan voorzien, is het controlebudget 2019 daarbij met € 10.000 verhoogd naar € 67.500.
Bij aanvang in 2015 was het afgesproken budget nog € 45.750. Er is dus inmiddels al € 21.750 (+ 47,5%) op dit contract bijgekomen.
Desondanks wordt opnieuw een claim voor meerwerk neergelegd.
Bij de bespreking van het accountantsverslag op 24 juni is echter niets gebleken van meerwerk; het controleproces bleek juist goed en efficiënt te zijn verlopen, ondanks de moeilijke omstandigheden dit jaar. "De initiële aanlevering is goed geweest, we hebben voortvarend de controle kunnen uitoefenen."
De onderbouwing is niet sterk: de afstemmingen die extra nodig waren op het vlak van Juzt en Attero behoren tot het reguliere accountantswerk van het beoordelen van ingenomen posities. Het meerwerk voor de nieuwe SiSa-regeling is wel correct; de afspraak is dat voor iedere SiSa-regeling € 3.750 (ex btw) in rekening mag worden gebracht.
BDO heeft in 2015 laag ingeschreven op de aanbesteding van de gemeente Oosterhout. De lage inschrijving kan nu niet als excuus worden gebruikt om meerwerk in rekening te brengen.
N.B. Er zijn vraagtekens omtrent de betekenis van de komst van de rechtmatigheidsverklaring door het college voor de kosten van de accountantscontrole. De accountant toetst vanaf de daadwerkelijke invoering van de rechtmatigheidsverklaring alleen nog op getrouwheid.

De leden van de auditcommissie wordt gevraagd om te bespreken wat zij vinden van de aanspraak op meerwerk die BDO meent te hebben.
5
Geactualiseerde verordeningen artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet
In december 2016 heeft de gemeenteraad de huidige verordeningen 212, 213 en 213a vastgesteld. Een actualisering is aan de orde. De financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) regelt het financiële beleid en beheer van de gemeente, de verordening die is gebaseerd op art. 213 Gemeentewet regelt de controleprocessen. De verordening 213a regelt het instrument 213a-onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van gemeentelijk beleid.
De raad controleert de financiële processen in de gemeente op hoofdlijnen. Discussie in de commissie kan zich richten op de mate waarin de geactualiseerde verordeningen hiervoor (nog steeds) een basis zijn. Ook kan worden bekeken of er inmiddels iets te melden is op het gebied van de 213a-onderzoeken. De fractievoorzitters hebben dit n.a.v. een door de gemeenteraad aangenomen motie bij de auditcommissie belegd, omdat dit instrument al een tijd niet is toegepast. Wanneer volgt een onderzoeksplan? Hoe is de uitleg bij artikel 3 te interpreteren? -- zijn voorbeeld van vragen die besproken zouden kunnen worden.
6
Nota Investerings- en afschrijvingsbeleid 2021-2024
Het college van B en W stelt voor de nota investerings- en afschrijvingsbeleid te actualiseren. Deze veranderingen staan opgesomd in de nota op p. 3. De nota heeft een hoog technisch gehalte, de concerncontroller zal uitleg geven en technische vragen beantwoorden.
7
Voortgang rechtmatigheidsverantwoording, aanbesteding accountantscontrole
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2021 is onzeker geworden. De kans is groot dat de benodigde parlementaire goedkeuring er niet voor 1 januari 2021 zal zijn. Er gaan ook al geluiden op om de nieuwe manier van verantwoorden pas vanaf 2022 in te laten gaan, omdat de voorbereidingstijd steeds korter wordt.
Een vertraging heeft gevolgen voor de aankomende aanbesteding van de accountantscontrole. Het lopende contract voor de accountantscontrole is met 2 jaar verlengd (t/m controle jaarrekening 2020), om in de aanbesteding rekening te kunnen houden met de gevolgen van de wijziging omtrent de rechtmatigheidsverantwoording.
Met de auditcommissie worden scenario's voor de aanbesteding van de accountantscontrole besproken.

Voorbeeld Eindhoven:
https://eindhoven.parlaeus.nl/user/showdoc/action=view/id=12225/type=pdf/Rechtmatigheidsverantwoording.pdf
8
Rondvraag en sluiting